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procedure di gara progetti PON

In seguito alle numerose richieste di chiarimento ricevute riteniamo utile fare alcune considerazioni relativamente alle procedure di gara da adottare nell’ambito dei finanziamenti PON LAN/WAN anche alla luce delle linee guida emanate dal MIUR a cui si rimanda.


Convenzioni CONSIP
Le scuole prima di procedere all’acquisizione di qualunque bene o servizio devono valutare se è presente in CONSIP una convenzione utile allo scopo. C’è tuttavia da rilevare che i progetti PON sono così articolati e complessi che, a parte qualche possibile eccezione, non è di norma presente in CONSIP alcuna convenzione che offra tutti i beni ed i servizi necessari all’attuazione del progetto (benchè esistano convenzioni per le reti, per i PC, per i server, per i software, etc.). Per svincolare la richiesta d’offerta dall’obbligo delle convenzioni consip è quindi sufficiente inserire la formula “chiavi in mano” della fornitura che presuppone la configurazione di un insieme di prodotti diversi per un determinato fine e la fornitura dei servizi ritenuti necessari (ricordarsi comunque di dichiarare di aver provveduto alla verifica dell’acquisto attraverso consip).


MEPA

Verificato che non esistono convenzioni consip utili la scuola può valutare se fare una Richiesta di Offerta (RDO) sul Mercato Elettronico delle Pubbliche Amministrazioni (MEPA). Attraverso questa via viene di fatto espletato un cottimo fiduciario utilizzando la piattaforma telematica ministeriale. Questa procedura permette anche di abbattere i tempi in quanto viene meno la necessità di rispettare il termine dilatorio (stand still) di 35 giorni previsto dall’art. 11 comma 10 del D.Lgs. 163/2006 (Codice degli appalti).


Se la scuola non si sente di affrontare una RDO su MEPA può comunque procedere con un cottimo fiduciario o con una procedura comparativa utilizzando gli strumenti tradizionali (offerta in busta chiusa).

 
Criterio di aggiudicazione
Il criterio di aggiudicazione può essere quello del prezzo più basso o quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. A prima vista il criterio del prezzo più basso sembrerebbe la soluzione più semplice poiché rende di fatto immediata l’individuazione del vincitore anche in assenza di una commissione tecnica. Ciò è senz’altro vero nel caso in cui sia molto chiaro che cosa si vuole acquistare e non siano associati servizi particolari. Se per esempio si vuole acquistare un PC è semplice fissare le caratteristiche minime richieste (processore, HD, RAM, etc.) per procedere ad una aggiudicazione con il criterio del prezzo più basso.


Il fatto è che l’aggiudicazione con il criterio del prezzo più basso per i progetti PON LAN/WAN necessita di un capitolato di gara molto ben fatto con una progettazione condotta da un tecnico esperto che redige un progetto molto puntuale e specifico in cui è citata la normativa tecnica di riferimento, le specifiche tecniche, i protocolli di comunicazione, la collocazione esatta di rack, punti dati, access point, etc . Nei progetti PON LAN/WAN inoltre, è spesso prevista l’adozione di sistemi di protezione firewall, sistemi per la gestione degli utenti, di piattaforme per la gestione del materiale didattico multimediale, di sistemi di backup automatico anche in cloud per cui sono necessarie ulteriori competenze di tipo avanzato. Il fatto è che ogni imprecisione o lacuna del capitolato sarà utilizzata dalle ditte fornitrici per buttare giù il prezzo quanto più è possibile senza badare alla qualità dei prodotti o alla funzionalità ed efficienza del sistema.


Se quindi il progetto non è particolarmente semplice e ben definito o non avete una figura davvero esperta che si occupa della progettazione e della redazione del capitolato di gara consigliamo vivamente di adottare il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa per i seguenti motivi:

  1. il budget a disposizione è fisso e non ha senso andare a spendere il meno possibile per avere dei prodotti e dei servizi di minore qualità. L’interesse della scuola è invece quello di ottenere il meglio spendendo l’intero finanziamento a disposizione.
  2. Con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa le ditte fornitrici potranno fare delle proposte migliorative a quelle minime di capitolato mettendo così a disposizione la loro esperienza e competenza per la fornitura di una soluzione quanto più possibile funzionale e moderna (magari colmando qualche lacuna presente nel capitolato tecnico). Questo è quanto più vero quanto più il fattore tecnico diventa preponderante rispetto a quello economico (nella bozza proposta dal MIUR sono indicati 80 punti per la valutazione tecnica e 20 per la valutazione economica).
  3. Solo con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa è possibile entrare nel merito dei servizi associati alla fornitura ed avere le garanzie sulla competenza dell’azienda che opererà la fornitura e le installazioni. Altrettanto importanti sono i servizi post-vendita con interventi di assistenza da remoto o sul posto che devono avvenire in tempi strettissimi quando si parla di interruzione di servizi vitali come è oggi l’accesso ad Internet cui è legato lo svolgimento dell’attività amministrativa o l’utilizzo del registro elettronico.

 
Criteri di valutazione
Se il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa solleva il progettista da qualche responsabilità la sposta sulle spalle della commissione che dovrà valutare le offerte tecniche. Il nostro suggerimento è quello di invitare le ditte partecipanti a specificare in una apposita griglia le caratteristiche tecniche della soluzione da loro proposta e di procedere all’attribuzione dei punteggi tecnici in base a tali dichiarazioni.


Per esempio le ditte partecipanti potrebbero compilare un modulo appositamente predisposto in cui dovranno dichiarare categoria del cablaggio (5E o 6), velocità delle porte degli switch e AP (100 Mbps o 1000 Mbps), presenza di funzionalità POE (Si / NO), presenza di funzionalità VLAN (SI / NO), funzionalità dual band degli Access Point (SI / NO), etc. La commissione potrà così procedere all’attribuzione dei punteggi tecnici in modo oggettivo e automatico senza avere competenze specifiche (ad es. 1 punto per cat. 5E – 2 punti per cat. 6 / 1 punto per porte 100 Mbps – 2 punti per porte 1000 Mbps etc.). E’ poi semplice fissare dei punteggi per il periodo di garanzia dichiarato dai partecipanti e per il servizio di formazione (da non sottovalutare per certe forniture).


Più difficile è trovare dei criteri di valutazione oggettivi per i servizi associati alla fornitura che sono tuttavia fondamentali per la riuscita del progetto (quante volte abbiamo sentito scuole lamentarsi per forniture importanti non supportate da un adeguato servizio post-vendita). Il fatto è che se la scuola richiede certi servizi, ad esempio tempi di intervento in loco entro le 24 ore, troverà che qualunque azienda è pronta a dichiarare la possibilità di fornirli (anche quelle del continente). E’ allora necessario spostare il fuoco dai servizi richiesti all’azienda in modo da valutarne la struttura organizzativa da cui deriva la effettiva possibilità di erogare certi servizi.
Le aziende potranno quindi essere invitate a dichiarare:

  • Numero di tecnici DIPENDENTI DELL’AZIENDA in grado di intervenire sul posto
  • Numero di tecnici disponibili per interventi da remoto
  • Tempi d’intervento garantiti per guasti gravi e bloccanti
  • Curriculum e credenziali aziendali
  • Numero di contratti di assistenza con amministrazioni pubbliche

Con questi dati è possibile attribuire in modo semplice ed oggettivo dei punteggi che indirettamente rimandano alla qualità del servizio erogato dalle aziende.

 

Garanzie richieste all'affidatario del contratto
Riportiamo infine testualmente le indicazioni delle linee guida del MIUR a proposito delle garanzie richieste all'affidatario:

Per quanto concerne le procedure in economia per l’affidamento di beni e servizi, l’art. 334 del d.P.R. 207/2010 prevede solo delle garanzie a carico dell’affidatario del contratto. Pertanto, per questo tipo di procedura, è possibile per la stazione appaltante scolastica NON richiedere né la garanzia provvisoria né l’impegno di un fideiussore a rilasciare la garanzia definitiva, qualora l’offerente risultasse aggiudicatario.

 

Suggeriamo quindi di valutare attentamente il contesto in cui dovrà avvenire la fornitura e di richiedere  la garanzia fideiussoria solo in caso di effettiva necessità. Tale strumento implica infatti delle procedure più complesse ed è gravata da costi di un certo rilievo che il fornitore non potrà che trasferire sull'amministrazione appaltante. 

 


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